Kenali e-Faktur: Fungsi, Cara Pakai, dan Cara Hindari Error
e-Faktur merupakan faktur pajak berbentuk elektronik yang dibuat melalui aplikasi resmi dari Direktorat Jenderal Pajak (DJP). Pemerintah merancang sistem ini untuk menggantikan faktur pajak manual berbentuk kertas. Melalui e-Faktur, seluruh proses pembuatan, validasi, hingga pelaporan PPN berjalan secara digital dan terintegrasi dengan sistem DJP.
Tujuan utama penerapan e-Faktur adalah meningkatkan pengawasan pajak, mencegah faktur fiktif, serta mempercepat proses administrasi perpajakan. Sebelum ada e-Faktur, praktik faktur pajak palsu sering terjadi dan merugikan negara dalam jumlah besar. Sekarang, setiap faktur harus melalui proses validasi di server DJP sebelum dianggap sah.
e-Faktur juga membantu pengusaha kena pajak (PKP) dalam banyak aspek, mulai dari:
- Kepastian keabsahan faktur
- Proses pelaporan SPT Masa PPN yang lebih cepat
- Rekonsiliasi data pajak yang lebih mudah
- Minim risiko kesalahan perhitungan
Dalam praktiknya, e-Faktur menjadi satu sistem dengan e-Nofa untuk permintaan nomor seri faktur pajak (NSFP) dan e-Filing untuk pelaporan SPT PPN. Seluruhnya saling terhubung dalam satu ekosistem digital perpajakan.
Persyaratan Penggunaan
Tidak semua pelaku usaha bisa langsung menggunakan e-Faktur. Hanya pengusaha yang telah dikukuhkan sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP) yang berhak membuat faktur pajak. Oleh karena itu, langkah pertama sebelum menggunakan e-Faktur adalah mengurus pengukuhan PKP di kantor pajak sesuai domisili usaha.
Berikut persyaratan utama untuk dapat menggunakan e-Faktur secara resmi:
- Sudah berstatus PKP dan memiliki Surat Pengukuhan PKP.
- Memiliki NPWP yang aktif dan valid.
- Memiliki EFIN Badan atau EFIN Orang Pribadi untuk akses layanan pajak online.
- Terdaftar di DJP Online.
- Mengajukan permintaan Sertifikat Elektronik.
- Mengajukan permintaan Nomor Seri Faktur Pajak (NSFP).
- Mengunduh aplikasi e-Faktur dari website resmi DJP.
Sertifikat Elektronik memegang peran sangat penting karena berfungsi sebagai identitas digital PKP. Tanpa sertifikat ini, PKP tidak bisa mengaktifkan aplikasi e-Faktur maupun menandatangani faktur secara elektronik.
Selain persyaratan administratif, wajib pajak juga harus menyiapkan:
- Komputer atau laptop dengan spesifikasi memadai
- Sistem operasi yang kompatibel
- Koneksi internet yang stabil
Banyak kasus gagal aktivasi e-Faktur terjadi bukan karena masalah pajak, tetapi karena perangkat dan jaringan tidak siap.
Cara Membuat e-Faktur
Proses pembuatan e-Faktur sebenarnya tidak serumit yang dibayangkan. Jika seluruh persyaratan telah terpenuhi dan aplikasi terpasang dengan benar, faktur pajak dapat dibuat hanya dalam hitungan menit.
Berikut tahapan lengkap cara membuat e-Faktur:
1. Aktivasi Aplikasi e-Faktur
Langkah awal adalah menginstal aplikasi e-Faktur versi terbaru dari website resmi DJP. Setelah instalasi, lakukan:
- Registrasi aplikasi menggunakan NPWP
- Aktivasi menggunakan Sertifikat Elektronik
- Sinkronisasi database
Proses ini hanya dilakukan satu kali di awal penggunaan.
2. Input Profil PKP
Setelah aktivasi berhasil, pengguna harus mengisi:
- Identitas perusahaan
- Alamat
- KPP terdaftar
- Jenis usaha
Data ini otomatis muncul di setiap faktur yang dibuat.
3. Input Data Lawan Transaksi
Sebelum membuat faktur, pengguna perlu menginput data pelanggan atau lawan transaksi:
- NPWP
- Nama perusahaan
- Alamat
- Kode cabang (jika ada)
Kesalahan input data lawan transaksi sering menjadi penyebab utama reject sistem.
4. Rekam Nomor Seri Faktur Pajak (NSFP)
NSFP diperoleh melalui e-Nofa. Setelah mendapatkan nomor seri, PKP harus merekamnya ke dalam aplikasi e-Faktur sebelum digunakan.
5. Buat Faktur Pajak
Pada menu pembuatan faktur, PKP mengisi:
- Tanggal faktur
- Nomor seri faktur
- Identitas pembeli
- Nilai Dasar Pengenaan Pajak (DPP)
- Tarif PPN
- Nilai PPN
- Keterangan transaksi
Sistem akan menghitung otomatis nilai PPN berdasarkan DPP yang diinput.
6. Upload Faktur untuk Mendapatkan Approval
Setelah data lengkap, PKP melakukan upload faktur ke server DJP. Jika lolos validasi, sistem akan memberikan status “Approval Sukses” dan QR Code sebagai tanda sah.
Tanpa proses upload dan approval ini, faktur pajak dianggap tidak sah walaupun sudah tercetak.
Cara Upload dan Lapor
Setelah membuat dan meng-approve e-Faktur, proses berikutnya adalah pelaporan melalui SPT Masa PPN. Pelaporan tidak kalah penting karena menjadi dasar penghitungan kewajiban PPN bulanan.
Berikut alur upload dan lapor e-Faktur hingga SPT PPN:
1. Prepopulated Data di e-Faktur
Aplikasi e-Faktur akan otomatis merekap:
- Pajak keluaran dari faktur yang Anda buat
- Pajak masukan dari faktur yang Anda terima
Data ini menjadi bahan utama penyusunan SPT Masa PPN.
2. Rekonsiliasi Data
Sebelum lapor, lakukan rekonsiliasi antara:
- Data penjualan
- Data pembelian
- Data e-Faktur
Langkah ini bertujuan untuk memastikan tidak ada transaksi yang tertinggal atau dobel.
3. Generate SPT Masa PPN
Setelah data statistik sesuai, PKP bisa meng-generate SPT Masa PPN langsung dari aplikasi e-Faktur. Sistem akan otomatis menghitung:
- PPN kurang bayar
- PPN lebih bayar
- PPN nihil
4. Setor Pajak Jika Kurang Bayar
Jika terjadi kurang bayar, PKP harus:
- Membuat e-Billing
- Melakukan pembayaran melalui bank atau channel resmi
- Menginput NTPN ke dalam SPT
5. Lapor SPT Melalui DJP Online
Setelah semua lengkap, SPT dikirim melalui DJP Online dan PKP akan menerima Bukti Penerimaan Elektronik (BPE) sebagai tanda sah pelaporan.
Jenis Error / Reject yang Sering Terjadi
Walaupun sistem e-Faktur sudah semakin stabil, error dan reject tetap sering terjadi di lapangan. Masalah ini bisa muncul karena faktor teknis, kesalahan data, hingga gangguan server DJP.
Berikut beberapa jenis error yang paling sering muncul:
- Error ETAX-API-500: Gangguan server DJP.
- Nomor Seri Faktur Tidak Dikenal.
- NPWP Lawan Transaksi Tidak Valid.
- Sertifikat Elektronik Kedaluwarsa.
- Data DPP dan PPN Tidak Sesuai.
- Duplikasi Nomor Faktur.
- Transaksi Tidak Sesuai Kode Objek Pajak.
- Faktur Pengganti Tidak Terhubung dengan Faktur Normal.
Reject seperti ini dapat menunda pelaporan dan berisiko menimbulkan sanksi jika tidak segera diperbaiki.
Cara Mengatasinya
Setiap jenis error e-Faktur memiliki solusi yang berbeda. PKP yang memahami akar masalah akan lebih cepat memulihkan sistem tanpa harus panik.
Berikut solusi praktis untuk beberapa masalah umum:
- Jika server DJP bermasalah, lakukan upload di jam berbeda.
- Jika NSFP tidak dikenali, sinkron ulang nomor seri dari e-Nofa.
- Jika NPWP tidak valid, periksa kembali data lawan transaksi.
- Jika sertifikat elektronik kedaluwarsa, segera ajukan pembaruan di KPP.
- Jika terjadi duplikasi faktur, lakukan pembatalan atau buat faktur pengganti sesuai prosedur.
- Jika nilai PPN tidak sesuai, periksa kembali dasar pengenaan pajak dan tarif yang digunakan.
Langkah terpenting adalah tidak memaksa upload saat data belum benar karena akan memperpanjang masalah.
Tips Praktis
Agar pengelolaan e-Faktur berjalan lancar dan minim error, PKP perlu menerapkan kebiasaan kerja yang tertib dan konsisten.
Berikut tips praktis yang terbukti efektif:
- Buat faktur pajak maksimal di akhir bulan agar tidak menumpuk.
- Lakukan backup database e-Faktur secara rutin.
- Gunakan koneksi internet yang stabil saat upload.
- Pisahkan data penjualan berdasarkan periode pajak.
- Rutin cek masa berlaku Sertifikat Elektronik.
- Gunakan akun DJP Online yang hanya diakses oleh petugas terpercaya.
- Lakukan rekonsiliasi sebelum tanggal pelaporan.
- Simpan arsip faktur minimal lima tahun sesuai ketentuan perpajakan.
Disiplin dalam pengelolaan e-Faktur akan menghindarkan perusahaan dari sanksi administrasi, pemeriksaan pajak, hingga sengketa di kemudian hari.
Tingkatkan pemahaman perpajakan Anda dan optimalkan kepatuhan bisnis sekarang. klik tautan ini untuk melihat jadwal terbaru dan penawaran spesial.
Referensi
- Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1983 tentang Pajak Pertambahan Nilai Beserta Perubahannya
- Undang-Undang Nomor 6 Tahun 1983 tentang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan
- Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-16/PJ/2014 tentang Tata Cara Pembuatan dan Pelaporan e-Faktur
- Website Resmi Direktorat Jenderal Pajak – pajak.go.id
- Buku “Perpajakan Indonesia” – Mardiasmo
- Modul Edukasi Perpajakan Kementerian Keuangan Republik Indonesia